LAYANAN REFERENSI PERPUSTAKAAN PADA ERA INFORMASI: Menjalankan Fungsi Pendidik Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi

LAYANAN REFERENSI  PERPUSTAKAAN PADA ERA INFORMASI

Menjalankan Fungsi Pendidik Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi

 

Oleh: Dian Wulandari

Perubahan peran pustakawan

Perkembangan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa perubahan pada profesi pustakawan . Perkembangan tersebut membawa perubahan peran pustakawan dari seorang yang menjaga informasi dan menggunakannya untuk kepentingan pengguna menjadi pemandu pengetahuan dan instruktur yang dapat memberikan bimbingan kepada penggunanya agar melek informasi.  Perkembangan internet yang sangat  cepat dan tersedianya informasi dalam jumlah yang sangat besar, menjadikan pustakawan bertugas untuk mengajarkan cara berpikir kritis kepada pengguna perpustakaan (Anderson; Genit, 1997).

Pada era informasi dan digital seperti saat ini pustakawan perguruan tinggi bukan lagi sekedar seorang tenaga administrasi yang membantu mahasiswa mencari informasi di tempat yang dinamakan perpustakaan, melainkan seorang yang menyediakan kebutuhan informasi serta  fasilitas layanan dan pembelajaran tanpa dibatasi tempat, waktu dan bentuk. 

 

Jenis layanan referensi

Menurut Bopp (1991), ada 3 jenis layanan referensi dasar (pokok) yang dalam  teorinya digolongkan secara terpisah tetapi pada prakteknya terkadang dilakukan secara bersamaan.  Jenis layanan referensi yang pertama adalah layanan informasi, yang dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi mereka, mulai kebutuhan akan informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks, melayani kebutuhan informasi pengguna dengan cara melakukan kerja sama, silang layan dan lain-lain.

Yang kedua adalah pembelajaran (instructional), yaitu memberikan petunjuk dan pengajaran kepada pengguna untuk dapat menemukan letak informasi (to locate information) yang dibutuhkan secara mandiri atau membantu pengguna untuk memilih  dan menggunakan alat-alat bantu (reference tools) yang ada seperti menggunakan koleksi referensi, menggunakan katalog, menggunakan online database, internet, dan sebagainya.   Jenis layanan yang ketiga adalah bimbingan (guidance).

 

1. Layanan informasi

Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi:

·          Ready reference questions

A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat dengan melakukan konsultasi singkat atau menggunakan 1 atau 2 alat bantu.  Pada umumnya informasi yang diperlukan berupa alamat, terjemahan, arti kata atau definisi suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang tokoh, dan sebagainya.   Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap  muka secara langsung, tetapi bisa melalui telepon, email atau bahkan dengan cara chatting.

·         Research questions

Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi juga menerima pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran informasi terlebih dahulu.   

·          Interlibrary loan (Peminjaman antarperpustakaan)

Bagi perpustakaan di luar negeri, layanan ini bukan merupakan sesuatu yang baru, tapi bagi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia hal ini masih menjadi perdebatan.  Beberapa faktor yang menyebabkan layanan ini sulit dilaksanakan antara lain adanya ketidakpercayaan antarperpustakaan perguruan tinggi, ketidakjelasan cakupan bidang studi/ilmu dan kekuatan koleksi masing-masing perpustakaan, tingginya perbedaan tingkat kemajuan,  dan sebagainya.  

·          Information and referal services (Informasi dan layanan rujukan)

Pustakawan referensi harus mampu mengidentifikasi sumber informasi yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.  Pustakawan harus dapat menentukan keberadaan informasi yang dibutuhkan pengguna.  Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang dibutuhkannya dari luar perpustakaan. 

·         Cooperative reference services (Layanan secara bekerja sama)

Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan dan kerja sama dengan perpustakaan /pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.  Kerja sama dapat dilakukan secara formal, misalnya dengan membentuk konsorsium atau forum perpustakaan ,  maupun kerja sama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan lain yang bekerja sama .

·          Selective dissemination of information

Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang ilmu/minat masing-masing.  Pada perpustakaan perguruan tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi terbaru yang tersedia di perpustakaan.  Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi yang sangat tepat.

·          Database searches  

Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam bentuk CD-ROM maupun online.  Layanan ini tercakup dalam layanan referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan fasilitas yang tersedia dan cara penggunaan database,  misalnya tentang hierarki subyek, cakupan setiap subyek, dan dapat memberikan alternatif judul lain jika judul yang dibutuhkan pengguna tidak tersedia dalam  database.  Kemampuan tersebut umumnya telah dimiliki  oleh pustakawan referensi dengan baik.  

·          Information repackaging (Kemas ulang informasi)

Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh, baik dari media cetak maupun online, memberikan pilihan yang luas untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna informasi, khususnya para praktisi dan pengusaha, memberi peluang bagi perpustakaan untuk menyediakan layanan paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan pemesannya.

 

Layanan informasi sebagai bagian dari layanan referensi secara tidak langsung mengarah juga pada fungsi pendidik.  Kemauan dan kemampuan pustakawan referensi harus selalu diasah agar sejalan dengan tuntutan dan kebutuhan pengguna yang dilayani. Pengetahuan tentang subyek-subyek yang menjadi fokus perguruan tinggi yang dilayani mutlak untuk diketahui walaupun tidak secara mendalam. Pada fungsi ini, pustakawan referensi juga harus dapat bekerja sama dengan para pengajar jika suatu saat mereka mengalami kesulitan dalam mendeskripsikan sebuah topik/subyek yang dibutuhkan oleh mahasiswa. Keberagamaan  informasi yang tersedia yang terkadang menyesatkan juga perlu diwaspadai oleh pustakawan referensi agar mereka dapat menyajikan informasi yang akurat melalui kemampuan mereka melakukan evaluasi terhadap berbagai koleksi baik online maupun tercetak. 

 

2. Pembelajaran

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat terjadi pula perubahan peran perpustakaan, dari sekedar sebagai penyedia informasi meningkat menjadi  mitra bagi para pendidik.  Fungsi yang berhubungan dengan pembelajaran/pelatihan menjadi sangat menonjol pada era teknologi informasi, saat informasi yang dapat diakses secara online sangat beragam.    

Peran baru sebagai pendidik juga membawa perubahan pada pustakawan yang tidak lagi sebagai pengumpul informasi dan menyediakannya bagi pengguna tetapi pustakawan juga perlu mengadakan pelatihan, orientasi dan  secara aktif  berpartisipasi dalam proses pembelajaran, dan menumbuhkan masyarakat yang melek informasi (Anderson; Genit,  1997). 

Menurut Lancaster dan Sandore (1997) peran perpustakaan di bidang pendidikan dan pelatihan pada prinsipnya mengajarkan 2 keahlian, yaitu kemampuan untuk memperoleh informasi yang relevan dan kemampuan untuk menyeleksi/mengevaluasi isi informasi. Kemampuan penelusuran informasi di perpustakaan tradisional meliputi pengetahuan mengenai penggunaan katalog, skema klasifikasi, pengindeksan dan pembuatan abstrak, dan sebagainya. Pada era perpustakaan digital, pengguna perlu memiliki kemampuan untuk dapat menggunakan sumber-sumber informasi yang tersedia di perpustakaan, baik yang manual maupun online, serta dapat memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk menelusur informasi. 

Kemampuan menyeleksi dan mengevaluasi informasi sangat diperlukan agar informasi yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan.  Kemampuan ini menjadi sangat penting dimiliki oleh pengguna di era informasi seperti saat ini, karena membanjirnya jumlah maupun jenis informasi yang dapat diakses yang tidak semuanya dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.  Kemampuan kedua yang perlu dimiliki ini juga mencakup pembelajaran tentang materi-materi yang mengajarkan masyarakat untuk melek informasi, yaitu menjadi masyarakat yang mampu menggunakan informasi (terpercaya) sebagai sarana untuk mengatasi/ memecahkan masalah yang dihadapi. 

Menurut Bopp (1991) beberapa jenis pembelajaran berdasarkan metodenya dibedakan menjadi 2, yaitu pembelajaran secara perorangan (one to one instruction) dan pembelajaran secara berkelompok (group instruction):

·          Pembelajaran secara perorangan (one to one instruction)

Membantu pengguna untuk mengetahui dan menggunakan koleksi perpustakaan secara perorangan sudah biasa dilakukan di perpustakaan. Metode ini mencakup juga interaksi yang biasa terjadi antara pustakawan referensi dengan pengguna, membantu pengguna yang pertama kali berkunjung ke perpustakaan, serta membantu menggunakan katalog atau koleksi perpustakaan. 

·          Pembelajaran secara berkelompok (group instruction)

-           Program pengenalan dan tur  perpustakaan (orientation program dan library tour)

Program ini sangat penting bagi para pengguna baru agar mereka dapat mengetahui dan belajar mengenai fasilitas dan sarana penting di perpustakaan, dan ketika mereka menghadapi kesulitan mereka mengetahui ada pustakawan referensi yang siap membantu menemukan kebutuhan informasi mereka (Bopp, 1991). 

Di perpustakaan perguruan tinggi, biasanya program pengenalan perpustakaan diselenggarakan bagi para mahasiswa dan dosen baru. Pada program orientasi juga diperlukan "human touch" berupa library tour. Cara ini yang terbukti sangat efektif untuk memperkenalkan fasilitas dan layanan perpustakaan, sebagai media ucapan selamat datang dan secara tidak langsung mendorong mereka untuk menghubungi pustakawan jika mereka ingin bertanya atau menemui kesulitan di kemudian hari (Bopp, 1991). 

Program orientasi perpustakaan ini hendaknya dipersiapkan secara matang dan terencana, mulai dari materi yang akan diajarkan, media yang digunakan, training bagi para pengajar, perencanaan waktu dan ruang, sehingga program ini dapat benar-benar dirasakan manfaatnya oleh mahasiswa baru.  Bagi para dosen baru, orientasi dapat dilakukan bersamaan dengan pembinaan dosen baru oleh universitas, dalam hal ini biro administrasi umum, atau diselenggarakan tersendiri oleh perpustakaan dengan bekerja sama dengan biro tersebut. 

-           Pembelajaran yang berhubungan dengan mata kuliah (course-related instruction)

Pada perpustakaan perguruan tinggi, dosen mata kuliah dapat mengajak  mahasiswa ke perpustakaan dan bekerja sama dengan pustakawan  untuk membimbing mahasiswa dalam menggunakan perpustakaan untuk mengerjakan tugas-tugas dan penelitian.   

-           Pembelajaran yang terintegrasi dalam mata kuliah (course-integrated instruction). 

Course integrated instruction terjadi jika para pengajar bersama pustakawan menyusun program pengajaran bersama dalam sebuah kurikulum yang ditetapkan oleh jurusan. Dalam hal ini program pelatihan dari perpustakaan dimasukkan sebagai salah satu materi perkuliahan.  Pengajar untuk materi ini adalah pustakawan.  Materi perpustakaan biasanya dimasukkan dalam  mata kuliah metode penelitian, teknik penulisan dan sebagainya. Pada course integrated instruction penilaian akhir terhadap mahasiswa dilakukan bersama antara dosen dengan pustakawan. 

 

Untuk memenuhi fungsi pembelajaran ini, ketrampilan mengajar perlu dimiliki oleh pustakawan referensi yang dalam pekerjaannya banyak berinteraksi dengan pengguna, baik  mahasiswa maupun dosen. Ketrampilan mengajar dibutuhkan agar proses pengajaran yang dilakukan dapat berlangsung dengan baik.  Ketrampilan mengajar dan teknik presentasi dapat dilatih dan dapat diperoleh dengan mengikuti kursus-kursus yang diperuntukkan bagi dosen ataupun kursus pengembangan kepribadian. Kursus dapat diperoleh dengan mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh universitas bagi para dosen di lingkungan perguruan tinggi masing-masing, tanpa harus mendatangkan ahlinya secara khusus.  

 

3. Bimbingan

Bimbingan yang dimaksudkan di sini tidak berbeda jauh dengan pembelajaran (instructional). Menurut pengertian penulis, bimbingan yang dilakukan lebih mengarah pada memberikan petunjuk secara langsung atau melakukan pendampingan. Bimbingan semacam ini berbeda dengan pembelajaran yang lebih mengutamakan proses belajar atau yang mengajarkan tentang sebuah ilmu atau sistem. 

Pada perpustakaan perguruan tinggi, bimbingan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan penelitian dan penulisan karya ilmiah yang dilakukan oleh sivitas akademika. Pada kegiatan ini pustakawan berfungsi sebagai konsultan yang membimbing pengguna untuk memperoleh bahan-bahan bagi penulisan karya ilmiah maupun penelitian dari sumber informasi yang tersedia pada koleksi perpustakaan, internet,  maupun dari pusat informasi lain. Selain itu, pustakawan juga dapat berfungsi sebagai "dosen pembimbing" yang tidak saja membimbing mahasiswa maupun peneliti untuk memperoleh sumber-sumber referensi yang dibutuhkan tetapi juga membimbing cara menulis karya ilmiah, penulisan sumber referensi, cara mengutip (citation style) dan lain-lain, sesuai format yang berlaku.

 

User education website

Selain bekerja sama dengan jurusan dalam mengintegrasikan program pelatihan perpustakaan dengan kurikulum jurusan,  perpustakaan perguruan tinggi juga dapat membuat user education website yang setiap saat dapat diakses oleh pengguna. Melalui situs web ini pengguna, khususnya mahasiswa, juga dapat secara bebas mengunduh bahan-bahan bimbingan, sehingga mereka dapat memperoleh bahan-bahan pembelajaran tanpa ada batasan waktu dan tempat. Pada era pembelajaran jarak jauh (distance learning) seperti saat ini, pembuatan situs web yang dapat mendukung proses belajar mengajar jarak jauh wajib disediakan oleh perpustakaan. 

Beberapa jenis materi yang dapat disajikan di website user education, seperti:

·          Informasi alamat  situs online yang perlu diketahui oleh jurusan-jurusan tertentu;

·          Panduan atau handout pembelajaran yang dapat di akses secara online;

·          Informasi dan petunjuk tentang search engine, misalnya perbandingan antara search engine dan kekhususan yang dimiliki masing-masing;

·          Informasi tentang bahan-bahan perkuliahan;

·          Panduan/handout tentang information literacy/melek informasi;

 

Berikut ini contoh materi user education website yang penulis sajikan dengan

menggunakan istilah bahasa Inggris:

Library basic

-           What is journal,  magazines, and others

-           Library terms

-           Boolean operators

-           How to find books

Research

-           Research steps

-           Research aids by subject  

-           Research aids by title  

Library tutorials

-           News (berisi informasi tutorial yang diselenggarakan oleh perpustakaan, dan sebagainya.)

-           Using online catalog

-           Using databases

-           Etc.

Web resources

-           Search engines

-           How to searching www

-           How to evaluate websites

-           Citing web resources

Prepare theses

-           Citation style

- MLA citation style

- APA citation style

-           Final paper  writers's guide

-           Etc.

Library rules

-           General rules

-           Rules of book loan services

-           Others rules

Tips

-           How to be a good student

-           How to manage your time

-           Etc.

Download files

 

 

K ESIMPULAN

Tidak ada sesuatu yang tidak bisa dilakukan.   Asal ada kemauan, segala sesuatu dapat diwujudkan.  Begitu juga dengan penyelenggaraan layanan referensi di perpustakaan perguruan tinggi, tempat para pustakawan seharusnya juga menjalankan fungsi sebagai pendidik.  Di tengah keprihatinan kondisi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia, pustakawan harus memiliki semangat untuk menjalankan fungsinya dengan baik agar dapat sejajar dengan perguruan tinggi di luar negeri atau yang bertaraf internasional.

Untuk menjalankan fungsi pendidik, ada banyak hal yang perlu dilakukan oleh pustakawan. Sebagai pendidik, pustakawan juga perlu membekali diri dengan ketrampilan mengajar dengan secara aktif mengikuti pelatihan yang diberikan kepada para dosen. Masalah ini biasanya  ditangani oleh Biro Administrasi Umum perguruan tinggi yang bersangkutan.

Dalam memberikan layanan bagi mahasiswa tingkat pemula, perpustakaan dapat bekerja sama dengan panitia pembinaan mahasiswa baru atau Biro Administrasi Kemahasiswaan  agar dapat menyampaikan materi pengenalan perpustakaan secara lebih intensif. Dengan demikian, diharapkan mahasiswa baru dapat lebih siap memasuki kehidupan belajar di kampus yang sangat berbeda dengan ketika mereka masih menjadi siswa sekolah menengah. 

Untuk memberikan layanan kepada mahasiswa tingkat lanjut, perpustakaan  dapat menyelenggarakan sendiri atau bekerja sama dengan jurusan atau dosen mata kuliah tertentu untuk mengajarkan cara penggunaan katalog online, database online, strategi penelusuran informasi, ketrampilan mengevaluasi koleksi, dan materi-materi lain yang dibutuhkan.

Bagi mahasiswa tingkat akhir, perpustakaan dapat bekerja sama dengan koordinator tugas akhir di masing-masing jurusan untuk memberikan pelatihan  penelusuran informasi dengan topik-topik khusus, mengajarkan cara penulisan kutipan, dan juga memaparkan materi tentang plagiarisme. Paparan tentang plagiarisme diharapkan dapat mencegah timbulnya tindakan plagiarisme dalam pembuatan tugas akhir. 

Pada tahap perintisan pelaksanaan pelatihan-pelatihan di atas, perpustakaan memang harus secara aktif melakukan atau menawarkan kerja sama dengan pihak-pihak yang terkait. Akan tetapi, jika program sudah berjalan dan jurusan dapat merasakan manfaat dari penyelenggarakan pelatihan-pelatihan tersebut, secara otomatis selanjutnya jurusan sendiri yang akan meminta kepada perpustakaan untuk menyelenggarakan pelatihan. Pustakawan perguruan tinggi, khususnya pustakawan referensi, harus secara proaktif menjalankan fungsinya sebagai seorang pendidik. 

 

 

Daftar pustaka

Anderson, Debbie and Genit, Jasen. 1997. The evolving roles of information professional in the digital age. March 6, 2006. www.educause.edu/ir/library/html/cnc9754/cnc9754.html

Bopp, Richard E. and Smith, Linda C (Eds.). 1991. Reference and information services. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited.

Katz, William A. 1987 .  Introduction to reference work. Vol. I.: Basic information   source. NewYork: McGraw-Hill.

Lancaster, F.W.; Sandore, Beth. 1997 . Technology and management in library and information services. Illinois: Graduate School of Library and Information Science, University of Illinois.

 

(Dian Wulandari adalah pustakawan di Perpustakaan Universitas Kristen Petra, Surabaya.)